Fit-and-Proper-Prüfung

Prüfung, ob VR-Kandidierende fachlich geeignet, persönlich integer und zeitlich verfügbar sind, regulatorisch verankert insbesondere im Finanz- und Versicherungsbereich.

Definition

Die Fit-and-Proper-Prüfung ist die formelle und materielle Prüfung, ob eine Person für ein VR- oder Leitungs-Mandat geeignet ist. Geprüft werden drei Dimensionen:

Fit: fachliche Eignung (Ausbildung, Erfahrung, branchen-spezifisches Wissen).
Proper: persönliche Integrität, guter Ruf, ethisches Verhalten.
Zeitliche Verfügbarkeit für das Mandat.

Hinweis: Fit-and-Proper ist ein in der Beratungs- und Vermittlungs-Praxis von vrmandat.com etablierter Begriff. Im Schweizer Finanz- und Versicherungssektor ist er regulatorisch verankert (FINMA-Rundschreiben 2008/24, Bankengesetz Art. 3). In anderen Branchen wird er als Best Practice angewendet, ohne dass eine breit zitierte wissenschaftliche oder einheitlich verbindliche Definition existiert.

Rechtsgrundlage und Anwendungsbereich

Verbindliche Branchen

Banken nach Bankengesetz Art. 3.
Versicherungen nach Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG).
FINMA-bewilligte Vermögensverwalter nach FINIG.
Kollektive Kapitalanlagen nach KAG.
Weitere FINMA-regulierte Finanzdienstleister.

Das FINMA-Rundschreiben 2008/24 ("Überwachung und interne Kontrolle Banken") sowie ergänzende FINMA-Wegleitungen konkretisieren die Anforderungen.

Best-Practice-Anwendung

In nicht-regulierten Branchen wird die Fit-and-Proper-Prüfung als Best Practice empfohlen, insbesondere bei:

Börsenkotierten Gesellschaften (Swiss Code).
Gesellschaften mit institutionellen Investoren.
Gesellschaften in heiklen Branchen (Healthcare, Energie, Rüstung).
Stiftungen mit Eidgenössischer Aufsicht.

Komponenten der Prüfung

Fit (Fach-Eignung)

Ausbildung: akademische und berufliche Qualifikationen.
Berufserfahrung: in vergleichbaren Funktionen und Branchen.
Spezifische Kompetenzen: Audit, Finanzen, Risk, Compliance, je nach Funktion.
Aktualität: kontinuierliche Weiterbildung.
Sprach-Kompetenzen: je nach Geschäftsfeld.

Proper (Persönliche Integrität)

Einwandfreier Leumund: keine relevanten strafrechtlichen Vorgänge.
Compliance-Historie: keine schwerwiegenden Vergangenheits-Probleme.
Reputations-Status: keine medialen oder regulatorischen Belastungen.
Interessenkonflikte: keine wesentlichen ungelösten Konflikte.
Betreibungsregister: geordnete finanzielle Verhältnisse.

Zeitliche Verfügbarkeit

Mandatsanzahl: Swiss Code empfiehlt Beschränkung (oft 4 bis 5 Mandate maximal).
Operative Belastung: Vereinbarkeit mit Hauptberuf.
Geografische Verfügbarkeit: für Sitzungen und Ad-hoc-Themen.
Krisen-Reserven: Bereitschaft zu intensivem Engagement in Krisen.

Prüfprozess

In regulierten Branchen

Interne Prüfung: durch VR-Präsidium, Nomination Committee, Compliance.
FINMA-Meldung: mit umfassendem Dossier.
FINMA-Prüfung: mit Möglichkeit von Auflagen oder Ablehnung.
Laufende Überwachung: Mutationsmeldungen bei wesentlichen Änderungen.

In nicht-regulierten Branchen

Anforderungsprofil-Bezug: Prüfung gegen definiertes Profil.
Dokumenten-Prüfung: CV, Auszüge, Referenzen.
Strukturiertes Gespräch: mit Vertiefung kritischer Punkte.
Referenzen-Check: mindestens 3 unabhängige Referenzen.
Konflikt-Prüfung: Mandate, Geschäftsbeziehungen, Familien-Beziehungen.

Erforderliche Dokumente

Aktueller Board CV.
Strafregister-Auszug (typisch nicht älter als 3 Monate).
Betreibungsregister-Auszug.
Selbst-Auskunft zu Mandaten und Interessenkonflikten.
Referenzen: mindestens 3 Personen.
Ausbildungs- und Zertifizierungs-Nachweise.
Bei FINMA-Branchen: zusätzliche formelle Formulare.

Häufige Probleme

Unvollständige Dossiers verzögern die Prüfung.
Verschwiegene Mandate oder Konflikte werden aufgedeckt.
Reputations-Recherche offenbart problematische Vergangenheits-Themen.
Zeitbudget wird unrealistisch angesetzt.
Aktualität der Kompetenzen wird überschätzt.

Konsequenzen negativer Prüfung

In FINMA-Branchen verweigert die Aufsicht die Bewilligung oder verlangt eine Auswechslung. Bei intern festgestellten Bedenken wird die Kandidatur typisch nicht weiterverfolgt. Bei nachträglichen Problemen kann die FINMA eine Abberufung verlangen. Bei nicht-regulierten Branchen liegt die Konsequenz im Ermessen des VR, bei Schwere ist Demission oder Abberufung angezeigt.

Aktualität

Die Anforderungen verschärfen sich durch:

Compliance-Druck auf alle Branchen.
ESG-Berichterstattung mit Integritäts-Komponente.
Reputations-Risiken durch soziale Medien.
Internationale Standards (EBA Guidelines, Basel-Anforderungen).

Abgrenzung

Mandatsannahmeprüfung: durch die Kandidatin selbst, Fit-and-Proper durch die Gesellschaft.
Anforderungsprofil VR: beschreibt das Soll, Fit-and-Proper prüft die Person dagegen.
Unabhängigkeitsprüfung: spezifischer Teil-Aspekt, Fit-and-Proper ist umfassender.

Häufige Fragen

Was ist eine Fit-and-Proper-Prüfung?

Die Fit-and-Proper-Prüfung ist die formelle und materielle Prüfung, ob eine Person für ein VR- oder Leitungs-Mandat geeignet ist. Geprüft werden Fach-Eignung (fit), persönliche Integrität und guter Ruf (proper) sowie zeitliche Verfügbarkeit. Im Schweizer Finanz- und Versicherungssektor ist sie verbindlich, in anderen Branchen empfohlen als Best Practice.

Welche Branchen verlangen eine formelle Fit-and-Proper-Prüfung?

Verbindlich ist die Prüfung im Bankensektor (Bankengesetz Art. 3 in Verbindung mit FINMA-Rundschreiben 2008/24), im Versicherungssektor (VAG), bei FINMA-bewilligten Vermögensverwaltern, bei kollektiven Kapitalanlagen sowie bei weiteren regulierten Finanzdienstleistern. In nicht-regulierten Branchen ist die Prüfung empfohlen, aber nicht gesetzlich verlangt.

Was bedeutet "fit" und "proper" konkret?

"Fit" bezeichnet die fachliche Eignung: Ausbildung, Berufserfahrung, branchen-spezifisches Wissen, Erfahrung in vergleichbaren Funktionen. "Proper" bezeichnet die persönliche Integrität: einwandfreier Leumund, keine strafrechtlich relevanten Vorgänge, keine schwerwiegenden Compliance- oder Reputationsprobleme, keine wesentlichen Interessenkonflikte sowie ausreichende zeitliche Verfügbarkeit.

Wer führt die Fit-and-Proper-Prüfung durch?

In regulierten Branchen erfolgt die Prüfung in zwei Stufen: Erstens intern durch die Gesellschaft (typisch durch VR-Präsidium, Nomination Committee oder Compliance-Funktion), zweitens durch die FINMA als Bewilligungsbehörde im Rahmen der Bewilligungs-Erteilung oder der Mutationsmeldung. In nicht-regulierten Branchen ist die Prüfung interne Verantwortung.

Welche Dokumente werden für eine Fit-and-Proper-Prüfung benötigt?

Typisch sind: aktueller Board CV, Strafregister-Auszug, Betreibungsregister-Auszug, Selbst-Auskunft zu laufenden Mandaten und Interessenkonflikten, Referenzen mindestens 3 Personen, Unterlagen zu Ausbildung und Zertifizierungen, in regulierten Branchen zusätzlich FINMA-spezifische Formulare und ergänzende Erklärungen. Vollständigkeit und Wahrheitsgehalt sind verpflichtend.

Was passiert bei einer negativen Fit-and-Proper-Beurteilung?

Bei FINMA-Branchen verweigert die Aufsicht die Bewilligung oder verlangt eine Auswechslung. Bei intern festgestellten Bedenken wird die Kandidatur typisch nicht weiterverfolgt. Bei nachträglichen Problemen kann die FINMA eine Abberufung verlangen. Bei nicht-regulierten Branchen liegt die Konsequenz im Ermessen des VR, bei Schwere ist Demission oder Abberufung angezeigt.