Geheimhaltungspflicht

Pflicht der Verwaltungsratsmitglieder zur Wahrung vertraulicher Informationen der Gesellschaft als Teil der Treuepflicht mit Fortwirkung auch nach Mandatsende.

Definition

Die Geheimhaltungspflicht ist eine zentrale Ausprägung der Treuepflicht von Verwaltungsratsmitgliedern. Sie verpflichtet jedes VR-Mitglied, alle vertraulichen Informationen der Gesellschaft, die ihm im Rahmen seines Mandats bekannt werden, weder an Dritte weiterzugeben noch für eigene oder fremde Zwecke zu nutzen. Die Pflicht wirkt auch nach Mandatsende unbefristet fort.

Die Geheimhaltungspflicht schützt das Vermögensinteresse der Gesellschaft, die Wettbewerbsstellung, das Vertrauen von Geschäftspartnern, Mitarbeitenden und Investoren sowie die Marktintegrität bei börsenkotierten Gesellschaften. Sie ist eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass VR-Mitglieder mit voller Transparenz informiert werden können.

Rechtsgrundlage

OR Art. 717 Abs. 1 verankert die Treuepflicht, aus der die Geheimhaltungspflicht traditionell abgeleitet wird. StGB Art. 162 stellt die Verletzung des Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnisses unter Strafe. StGB Art. 154 betrifft Insiderdelikte. Bei börsenkotierten Gesellschaften treten finanzmarktrechtliche Sanktionen aus dem FinfraG hinzu.

Im Datenschutzbereich ist das DSG zu beachten, das bei personenbezogenen Daten zusätzliche Anforderungen stellt. Bei Konzernverhältnissen ist die Informationsweitergabe zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften besonders zu regeln, da auch innerhalb des Konzerns Geheimhaltungspflichten bestehen können.

OR Art. 754 sanktioniert die zivilrechtliche Haftung bei Pflichtverletzung. Die Aktienrechtsrevision 2023 hat die Bedeutung der Geheimhaltung im Kontext der ESG-Berichterstattung und der CSR-Pflichten weiter akzentuiert, da hier vermehrt sensible Informationen verarbeitet werden.

Praxis Schweiz

In der Schweizer Praxis wird die Geheimhaltung durch mehrere Mechanismen abgesichert. An erster Stelle steht die Schulung der VR-Mitglieder zu vertraulichen Themen, oft kombiniert mit einer schriftlichen Vertraulichkeitserklärung beim Mandatsantritt. Board-Portale wie Diligent, OnBoard oder BoardEffect schützen die elektronische Dokumentation mit Zugangskontrollen, Wasserzeichen und Remote-Wipe-Funktionen.

Bei besonders sensiblen Themen wie M&A-Transaktionen, Strategiewechseln oder Personalentscheiden wird mit Insider-Listen gearbeitet. Diese dokumentieren, wer wann von welchen Informationen Kenntnis hatte. Bei börsenkotierten Gesellschaften ist die Insider-Liste zudem regulatorisch vorgeschrieben und Teil der Compliance mit der Marktmissbrauchsregulierung.

Das Need-to-know-Prinzip beschränkt den Kreis der Informierten auf das notwendige Mass. Nicht jedes VR-Mitglied muss jedes Detail kennen, wenn ein begründeter Vertraulichkeitsbedarf besteht. Bei Ausschussarbeit gehen Informationen oft zuerst an das Audit Committee oder den Strategieausschuss, bevor sie an den Gesamt-VR weitergegeben werden.

Beim Mandatsende erfolgt typischerweise eine geordnete Rückgabe oder Vernichtung von Unterlagen, dokumentiert in einer Übergabe-Erklärung. Auch elektronische Zugriffe werden konsequent entzogen. Diese Massnahmen erleichtern die spätere Durchsetzung der fortwirkenden Geheimhaltungspflicht.

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler ist die informelle Informationsweitergabe im persönlichen Umfeld. VR-Mitglieder erzählen Familienangehörigen, Geschäftspartnern oder Beratern Details über Akquisitionen, Personalentscheide oder Krisensituationen, ohne dies als Geheimnisverletzung wahrzunehmen. Diese Lecks sind häufig der Ausgangspunkt für Insiderhandel oder strategische Schäden.

Ein zweiter Fehler ist die Vermischung von VR-Mandaten in konkurrierenden Gesellschaften. Wer in zwei Gesellschaften derselben Branche tätig ist, gerät leicht in Geheimnis-Konflikte. Die Aktienrechtsrevision 2023 hat zwar das Mandatsverbot bei Konkurrenzgesellschaften nicht gesetzlich verschärft, die Treuepflicht erfordert aber eine besonders saubere Trennung der Informationskreise.

Weiter wird die Nachwirkung der Geheimhaltungspflicht oft unterschätzt. Ehemalige VR-Mitglieder geben in Interviews, Memoiren oder neuen Mandaten Informationen preis, die noch vertraulich sind. Die zeitliche Begrenzung auf den Mandatszeitraum ist ein rechtlicher Irrtum, der teure Folgen haben kann.

Ein weiterer Schwachpunkt ist die technische Sicherheit. Wenn VR-Unterlagen auf privaten Geräten, in unverschlüsselten E-Mails oder in nicht abgesicherten Cloud-Speichern abgelegt werden, ist die Geheimhaltung faktisch durchbrochen, auch wenn sie formal nicht verletzt wurde. Im Schadenfall haftet das VR-Mitglied für die Folgen mangelnder Sorgfalt.

Abgrenzung

Die Geheimhaltungspflicht ist abzugrenzen von der Verschwiegenheitspflicht im engeren Sinn. Letztere bezieht sich oft auf spezifische Berufspflichten wie Anwalts-, Bank- oder Berufsgeheimnis. Die VR-Geheimhaltung ist breiter und umfasst alle vertraulichen Informationen der Gesellschaft.

Sie ist auch zu unterscheiden von der Offenlegungspflicht. Die Geheimhaltung schützt nach aussen, die Offenlegung verlangt Transparenz nach innen. Beide gehören zur Treuepflicht und ergänzen sich. Konflikte zwischen beiden lösen sich über das geschützte Rechtsgut: Die Interessen der Gesellschaft sind in beiden Fällen massgeblich.

Schliesslich grenzt sich die Geheimhaltungspflicht von den externen Publizitätspflichten ab. Geschäftsbericht, Ad-hoc-Mitteilungen oder Beteiligungsmeldungen verlangen aktive Offenlegung gegenüber Markt und Behörden. Diese Pflicht zur Publizität bricht die Geheimhaltung dort, wo das Gesetz Transparenz vorsieht. Ausserhalb dieser definierten Pflichten bleibt die Geheimhaltung umfassend.

Häufige Fragen

Was ist die Geheimhaltungspflicht des Verwaltungsrats?

Die Geheimhaltungspflicht ist die Verpflichtung der VR-Mitglieder, vertrauliche Informationen der Gesellschaft nicht weiterzugeben und nicht für eigene oder fremde Zwecke zu nutzen. Sie ist Teil der Treuepflicht nach OR Art. 717 und wirkt auch nach Mandatsende fort.

Welche Informationen sind geheimhaltungspflichtig?

Geheimhaltungspflichtig sind alle Geschäftsgeheimnisse, kursrelevante Informationen, strategische Pläne, Akquisitionsziele, M&A-Transaktionen, Personalentscheidungen, vertrauliche Verhandlungen sowie alle weiteren Informationen, die ihrer Natur nach vertraulich sind oder als vertraulich gekennzeichnet wurden.

Gilt die Geheimhaltungspflicht auch nach Mandatsende?

Ja. Die Geheimhaltungspflicht wirkt unbefristet fort. Vertrauliche Informationen, die während des Mandats erworben wurden, dürfen auch Jahre nach Mandatsende nicht weitergegeben oder genutzt werden. Eine vertragliche Befristung ist unzulässig, sofern sie die gesetzliche Pflicht unterläuft.

Welche strafrechtlichen Folgen drohen bei Verletzung?

Bei vorsätzlicher Verletzung drohen Strafen nach StGB Art. 162 wegen Verletzung des Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnisses sowie nach StGB Art. 154 bei Insidergeschäften. Bei börsenkotierten Gesellschaften können zusätzlich finanzmarktrechtliche Sanktionen folgen. Zivilrechtlich besteht Haftung nach OR Art. 754.

Wie verhält sich die Geheimhaltungspflicht zur Offenlegungspflicht?

Beide gehören zur Treuepflicht, wirken aber gegenläufig. Die Offenlegungspflicht verlangt Transparenz innerhalb des VR, die Geheimhaltung schützt vor Weitergabe an Dritte. Bei vermeintlichen Konflikten, etwa zwischen Aktionärsanfragen und Vertraulichkeit, geht in der Regel der Schutz der Gesellschaft vor.

Welche Massnahmen sichern die Geheimhaltung in der Praxis?

Bewährt sind klare Vertraulichkeitsvereinbarungen, geschützte Board-Portale, Need-to-know-Prinzipien bei sensiblen Themen, Insider-Listen bei kursrelevanten Sachverhalten, separate Vorbereitungsdossiers für M&A sowie Schulungen zu Datenschutz und Informationssicherheit. Auch nach Mandatsende sollten Unterlagen sicher zurückgegeben oder vernichtet werden.

Was bei Konflikt zwischen Geheimhaltung und Aussagepflicht?

Bei gerichtlichen Aussagepflichten oder Auskunftsersuchen von Behörden geht in der Regel die gesetzliche Pflicht zur Auskunft vor. Bei Aussagen in Zivilprozessen oder gegenüber Aktionären ist sorgfältig zu prüfen, ob ein Auskunftsrecht besteht. Im Zweifelsfall ist juristische Beratung beizuziehen, um sich weder der Aussageverweigerung noch der Geheimnisverletzung schuldig zu machen.

Wie umgehen mit Anfragen von Medien oder Aktionären?

Anfragen von Medien sind grundsätzlich an die Unternehmenskommunikation zu verweisen. Aktionärsanfragen werden über die Investor Relations und die Generalversammlung kanalisiert. Einzelne VR-Mitglieder geben keine eigenmächtigen Auskünfte. Bei Insider-Informationen besteht zudem ein Weitergabeverbot nach StGB Art. 154 und FinfraG.