Instruktionsverschulden (cura in instruendo)

Definition

Das Instruktionsverschulden, klassisch in der lateinischen Tradition als cura in instruendo bezeichnet, ist das Verschulden des Verwaltungsrats bei der Anweisung und Instruktion der Personen, an die er Aufgaben delegiert. Es umfasst die schriftliche und mündliche Vermittlung der Erwartungen, Kompetenzen, Schwellenwerte und Verhaltensregeln, die für eine sorgfältige Ausübung der delegierten Aufgaben erforderlich sind. Es ist neben Auswahl- und Überwachungsverschulden eine der drei Säulen der Delegationsverantwortung.

Der Gedanke ist klar. Delegation ohne klare Instruktion ist Pflichtverletzung. Wer der Geschäftsleitung die operative Führung überlässt, ohne den Rahmen zu definieren, schafft Risiken, die er später nicht der GL allein anlasten kann. Die strategische und prozessuale Steuerung durch klare Vorgaben ist ureigene VR-Verantwortung und kann nicht delegiert werden.

Rechtsgrundlage

OR Art. 716a Abs. 1 Ziff. 1 nennt die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen als unübertragbare Aufgabe. OR Art. 716a Ziff. 2 verlangt die Festlegung der Organisation. OR Art. 716b regelt die Übertragung der Geschäftsführung mittels Organisationsreglement, das die Instruktion formalisiert. OR Art. 717 verankert die allgemeine Sorgfaltspflicht. OR Art. 754 sanktioniert die Verantwortlichkeit.

Aus diesem Normgefüge leitet die Lehre das Instruktionsverschulden als eigenständiges Verschuldensmerkmal ab. Das Bundesgericht hat es in Verantwortlichkeitsklagen mehrfach anerkannt, insbesondere wenn die GL ohne klare Vorgaben in problematische Geschäfte verwickelt war. Die Aktienrechtsrevision 2023 hat die Pflicht zur Klärung von Liquiditätsplanung und Risikomanagement weiter konkretisiert.

Bei börsenkotierten Gesellschaften gelten zusätzlich der Swiss Code of Best Practice und die SIX-Richtlinien zur Corporate Governance, die strukturierte Instruktion und Berichtspflichten als Standard definieren.

Praxis Schweiz

In der Schweizer Praxis ruht die Instruktion auf mehreren Säulen. Im Zentrum steht das Organisationsreglement, das die Aufgabenverteilung zwischen VR und GL detailliert, Genehmigungsschwellen festlegt und Berichtspflichten definiert. Daneben treten das Pflichtenheft des CEO, die schriftliche Unternehmensstrategie, das Risikomanagement-Konzept, der Code of Conduct und Compliance-Reglemente.

Bei wesentlichen Initiativen wie Akquisitionen, Joint Ventures oder grossen Investitionen werden zusätzlich projektspezifische Instruktionen gegeben. Diese definieren den Verhandlungsrahmen, die Eskalationsschwellen, die Berichtsfrequenz und allenfalls die Beiziehung externer Berater. Sauber dokumentierte Mandate schützen sowohl den VR als auch die GL.

Reporting-Vorgaben sind ein zentraler Baustein. Wenn die GL nicht weiss, in welcher Frequenz, in welcher Tiefe und zu welchen Themen sie an den VR berichten muss, kann der VR seine Oberaufsicht nicht erfüllen. Strukturierte Reports mit definierten KPI, Ampelsystemen und Executive Summaries sind Standard. Die Vorgabe dieser Strukturen ist Teil der Instruktion.

Bei der Mandatierung externer Hilfspersonen ist die Instruktion ebenso wichtig. Anwaltsmandate enthalten klare Beschreibungen des Auftrags, des Honorarrahmens, der Berichtspflichten und der Konfliktklauseln. Wirtschaftsprüfer werden über die Erwartungen an die Revision instruiert, Berater über Methodik, Zeitrahmen und Lieferung. Wer hier schludert, riskiert teure Folgekosten und unbrauchbare Ergebnisse.

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler ist die Vermischung von Instruktion und Mikromanagement. Manche VR-Präsidenten versuchen, der GL operative Detail-Vorgaben zu machen, statt sich auf strategische Leitplanken zu beschränken. Dies schwächt die GL, verwischt Verantwortlichkeiten und führt zu Konflikten. Die richtige Tiefe der Instruktion ist eine Kunst, nicht eine Formel.

Ein zweiter Fehler sind veraltete oder lückenhafte Pflichtenhefte und Organisationsreglemente. Wenn der CEO seit fünf Jahren nach einem Pflichtenheft arbeitet, das ursprünglich für den Vorgänger geschrieben wurde, ist die Instruktion faktisch entwertet. Periodische Aktualisierung ist Teil der Instruktionspflicht.

Weiter werden Compliance- und Verhaltensvorgaben oft zu allgemein formuliert. Ein Code of Conduct, der nur Grundsätze wie "wir handeln integer" enthält, ist im Konfliktfall nicht hilfreich. Konkrete Beispiele, Schwellenwerte für Geschenke, klare Prozesse für Interessenkonflikte und Eskalationswege sind notwendig.

Ein weiterer Schwachpunkt ist die fehlende schriftliche Form. Mündliche Anweisungen sind oft praktisch, lassen sich aber im Streitfall kaum belegen. Wesentliche Instruktionen müssen schriftlich erfolgen, idealerweise per Protokoll oder per dokumentiertem Mail. Bei der Beauftragung externer Berater ist das Mandatsschreiben unverzichtbar.

Abgrenzung

Das Instruktionsverschulden ist abzugrenzen vom Auswahlverschulden. Das Auswahlverschulden betrifft die Selektion der Person, das Instruktionsverschulden die anschliessende Anweisung. Beide gehen ineinander über, sind aber inhaltlich verschieden. In der Praxis treten sie oft kumulativ auf.

Es ist auch zu unterscheiden vom Überwachungsverschulden. Die Überwachung prüft, ob die Instruktion eingehalten wird. Wer schlecht instruiert hat, kann auch nicht sauber überwachen, weil der Massstab fehlt. Beide Pflichten bedingen einander.

Schliesslich grenzt sich das Instruktionsverschulden von der unmittelbaren Geschäftsführung ab. Der VR führt nicht selbst, sondern gibt den Rahmen vor. Wer als VR über die Instruktion hinaus in das operative Geschäft eingreift, wird selbst zum geschäftsführenden Organ und unterliegt einer schärferen Verantwortlichkeit. Die Instruktionspflicht endet dort, wo die GL ihre Eigenverantwortung wahrnimmt.