Special Committee

Ad-hoc Ausschuss des Verwaltungsrats zur unabhängigen Bearbeitung einer spezifischen Situation mit Interessenkonflikt oder besonderem Untersuchungsbedarf.

Definition

Ein Special Committee ist ein ad-hoc gebildeter Ausschuss des Verwaltungsrats zur unabhängigen Bearbeitung einer spezifischen Situation mit Interessenkonflikt oder besonderem Untersuchungsbedarf. Anders als die ständigen Ausschüsse (Audit, Compensation, Nomination) wird das Special Committee für einen konkreten Anlass eingerichtet und nach Erfüllung seiner Aufgabe aufgelöst.

Die Funktion stammt aus der angelsächsischen Corporate-Governance-Praxis und hat sich in der Schweiz bei kritischen Situationen etabliert, insbesondere bei Squeeze-out-Verhandlungen, internen Untersuchungen und kritischen Transaktionen.

Aufgaben und Rechtsgrundlage

Das Special Committee ist im OR nicht explizit geregelt. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus:

OR Art. 716a Abs. 2: Befugnis des VR, Ausschüsse zu bilden.
OR Art. 717: Sorgfalts- und Treuepflicht.
OR Art. 717a: Interessenkonflikt-Regelung (seit Aktienrechtsrevision 2023).
OR Art. 754: Haftung des VR.
Swiss Code of Best Practice (für kotierte Gesellschaften).
Statuten und Organisationsreglement.

OR Art. 717a verpflichtet Organmitglieder, Interessenkonflikte dem VR offenzulegen. Bei wesentlichen Konflikten ist die Bildung eines Special Committee aus unabhängigen Mitgliedern Best Practice. Bei kotierten Gesellschaften erhöht die Übernahmekommission ihre Anforderungen.

Die Kernaufgaben:

Sachverhalt unabhängig untersuchen.
Externe Berater beauftragen (Anwälte, Forensiker, Investmentbanken).
Verhandlungen mit Gegenpartei führen.
Empfehlungen an den Gesamt-VR formulieren.
Berichterstattung an Stakeholder verantworten.
Dokumentation der Sorgfaltspflicht sicherstellen.
Bei Transaktionen Fairness Opinion einholen.
Bei Untersuchungen Massnahmen empfehlen.

Praxis Schweiz

Bei Schweizer börsenkotierten Gesellschaften hat sich das Special Committee insbesondere bei drei Anlässen etabliert:

Erstens bei Squeeze-out- und Going-Private-Transaktionen. Wenn ein Mehrheitsaktionär oder die Geschäftsleitung die Minderheitsaktionäre ausschliessen will, ist die Bildung eines Special Committee aus unabhängigen VR-Mitgliedern essentiell. Die Übernahmekommission erwartet diese Struktur und prüft sie kritisch.

Zweitens bei MBOs. Wenn die Geschäftsleitung das Unternehmen kaufen will, besteht ein evidenter Interessenkonflikt. Ein Special Committee verhandelt mit der Geschäftsleitung als Gegenpartei, beauftragt eine Fairness Opinion und empfiehlt dem Gesamt-VR.

Drittens bei internen Untersuchungen. Bei Vorwürfen gegen Organmitglieder (Korruption, Betrug, Veruntreuung, sexuelle Belästigung) wird ein Special Committee aus unabhängigen Mitgliedern eingerichtet, das die Untersuchung leitet und Massnahmen empfiehlt.

Best Practice umfasst:

Schriftliche Charter mit klar definiertem Mandat.
Ausschliessliche Besetzung mit unabhängigen Mitgliedern.
Auswahl unabhängiger externer Berater.
Sitzungsprotokolle mit dokumentierten Beratungen.
Periodische Berichterstattung an den Gesamt-VR.
Klare Trennung zwischen Special Committee und Geschäftsleitung.
Sitzungspauschale für Special-Committee-Arbeit.
Eigene Dokumentation der Sorgfaltspflicht.
Bei Transaktionen: Einholung einer Fairness Opinion.
Bei kritischen Themen: zweite externe Meinung (Cross-Check).

Die Dauer eines Special Committee variiert: bei Untersuchungen typischerweise 3-12 Monate, bei Transaktionen 6-18 Monate, bei strategischen Sondersituationen offen.

Häufige Fehler

Klassische Schwächen in der Praxis:

Special Committee mit Mitgliedern, die Interessenkonflikte haben.
Fehlende oder unklare Charter.
Vermischung mit operativen Aufgaben der Geschäftsleitung.
Externe Berater ohne ausreichende Unabhängigkeit.
Mangelnde Dokumentation der Beratungen.
Vorzeitige Auflösung vor Abschluss des Mandats.
Übermässige Abhängigkeit von externen Beratern ohne eigene Reflexion.
Fehlende Berichterstattung an Aktionäre und Regulatoren.
Bei Transaktionen: fehlende oder oberflächliche Fairness Opinion.
Bei Untersuchungen: fehlende konkrete Massnahmen-Empfehlung.
Vermischung mit Audit Committee bei thematischer Überschneidung.

Abgrenzung

Audit Committee: ständiger Ausschuss, Special Committee ist ad-hoc.
Nomination Committee: ständiger Ausschuss für Nominationen.
Internal Audit: prüft systematisch, Special Committee bearbeitet konkrete Situationen.
Sonderprüfung nach OR Art. 697c-g: gerichtlich angeordnete Prüfung, Special Committee ist VR-Initiative.
Untersuchungsausschuss: synonyme Bezeichnung für Special Committee mit Untersuchungsmandat.

Häufige Fragen

Was ist ein Special Committee?

Ein Special Committee ist ein ad-hoc gebildeter Ausschuss des Verwaltungsrats zur unabhängigen Bearbeitung einer spezifischen Situation mit Interessenkonflikt oder besonderem Untersuchungsbedarf. Typische Anlässe sind Verhandlungen mit Mehrheitsaktionären (Squeeze-out, MBO), Untersuchungen von Vorwürfen gegen Organmitglieder, Bewältigung von Übernahme-Angeboten oder strategische Sondersituationen. Es besteht aus unabhängigen VR-Mitgliedern ohne Interessenkonflikt.

Ist ein Special Committee in der Schweiz gesetzlich geregelt?

Nein. Das Special Committee ist im OR nicht explizit geregelt. Es ergibt sich aus der allgemeinen Befugnis des VR, Ausschüsse zu bilden (OR Art. 716a Abs. 2). Bei Interessenkonflikten ist die Regelung von OR Art. 717a zentral: Organmitglieder mit Interessenkonflikt müssen den VR informieren und können sich enthalten. Bei kotierten Gesellschaften ist die Bildung eines Special Committee bei kritischen Transaktionen Best Practice (Swiss Code).

Wann wird ein Special Committee eingesetzt?

Typische Anlässe: Squeeze-out und Übernahme-Verhandlungen mit Mehrheitsaktionär, MBO (Management Buy-out), interne Untersuchungen bei Vorwürfen gegen Organmitglieder, kritische Whistleblower-Hinweise, regulatorische Verfahren mit konfliktbehafteter Geschäftsleitung, strategische Sondersituationen wie Streit unter Aktionärsstämmen, Beurteilung einer Klage gegen Organmitglieder, Beurteilung von Settlement-Angeboten.

Welche Aufgaben hat ein Special Committee?

Kernaufgaben sind: Sachverhalt unabhängig untersuchen, externe Berater beauftragen (Anwälte, Forensiker, Investmentbanken), Verhandlungen mit Gegenpartei führen, Empfehlungen an den Gesamt-VR formulieren, Berichterstattung an Stakeholder (Aktionäre, Regulatoren) verantworten, Dokumentation der Sorgfaltspflicht sicherstellen. Es entscheidet typischerweise nicht selbst, sondern empfiehlt dem Gesamt-VR.

Wer sitzt typischerweise im Special Committee?

Ausschliesslich unabhängige VR-Mitglieder ohne Interessenkonflikt zur fraglichen Situation. Die Auswahl erfolgt durch den Gesamt-VR. Bei Konflikten mit dem VR-Präsidenten leitet ein Lead Independent Director das Special Committee. Externe Experten (Anwälte, Forensik-Spezialisten, Investmentbanker) werden ad hoc beigezogen, sind aber nicht Mitglieder. Die Mitglieder haben oft eine Sitzungspauschale, die über der normalen VR-Vergütung liegt.

Welche externe Beratung wird typischerweise beigezogen?

Typische externe Beratung: unabhängige Rechtsanwälte (Wirtschaftsanwälte mit Erfahrung in Special Situations), Forensik-Spezialisten bei Untersuchungen (KPMG, EY, PwC oder spezialisierte Forensiker), Investmentbanken bei Transaktionen mit Fairness Opinion, Kommunikationsberater bei Reputations-Themen, Steuerberater bei steuerlich komplexen Themen. Wichtig ist die Unabhängigkeit der externen Berater von der Gesellschaft und der Gegenpartei.

Was ist eine Fairness Opinion?

Eine Fairness Opinion ist die schriftliche Beurteilung einer Investmentbank zur Angemessenheit eines Transaktionspreises aus finanzieller Sicht. Sie wird bei Special-Committee-Verhandlungen typischerweise beigezogen, um die Sorgfaltspflicht zu dokumentieren und den Aktionären eine unabhängige Bewertung zu bieten. Bei kotierten Gesellschaften und kritischen Transaktionen ist sie quasi obligatorisch. Eine zweite Opinion (Cross-Check) ist Best Practice.

Welche Bedeutung hat das Special Committee für die Sorgfaltspflicht?

Das Special Committee dient dem dokumentierten Nachweis der Sorgfaltspflicht des VR (OR Art. 717). Bei späteren Klagen oder Untersuchungen ist das Bestehen eines Special Committee, die Unabhängigkeit der Mitglieder, die Beauftragung externer Experten und die Dokumentation der Beratungen oft entscheidend für die Verteidigung. Eine sorgfältige Dokumentation ist daher zentral.